Privacybeleid

Dit document legt uit welke gegevens PsychSupervisor AI verwerkt, waarom, hoe lang ze worden bewaard en met wie ze worden gedeeld. Het beschrijft wat het product werkelijk doet; het is geen algemeen sjabloon.

1. Wat dit product is en wie het gebruikt

PsychSupervisor AI is een werkinstrument voor professionals in de geestelijke gezondheidszorg: het zet hun eigen sessies om in een transcript en stelt op basis van de gekozen therapeutische richting een gestructureerd klinisch rapport op. De accounthouder is de professional. Cliënten zijn geen gebruikers van dit product; gegevens van cliënten komen alleen in het systeem terecht wanneer de professional ze uploadt.

Het instrument biedt klinische beslissingsondersteuning. Het stelt geen diagnoses en vervangt het professionele oordeel niet.

2. Rollen: wie is waarvoor verantwoordelijk

Voor gegevens van cliënten is de professional die ze uploadt de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens op instructie van de professional en uitsluitend voor de functie van het instrument. Het verkrijgen van de toestemming van de cliënt en het naleven van de toepasselijke wetgeving zijn de verantwoordelijkheid van de professional.

Voor de eigen accountgegevens van de professional (naam, e-mail, telefoon) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

3. Gegevens die wij verwerken

Accountgegevens

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer, land, taal van de interface en van het rapport
• Verificatiestatus (e-mail en sms), beveiligingsinstellingen voor inlogsessies
• Abonnement, abonnementsperiode en gebruikstellers
• Als u een actiecode hebt gebruikt: de code en de datum

Klinische gegevens die de professional uploadt

• Cliëntdossier: pseudoniem en profielvelden. Er wordt niet om echte namen gevraagd; het product is ontworpen in de veronderstelling dat een pseudoniem wordt gebruikt
• Sessieopname (audiobestand) of een door de professional geschreven transcript
• Het verwerkte transcript, het rapport en de sessienotities van de professional

Gebruiks- en beveiligingsgegevens

• Tijdstippen van aanmelding en inlogsessies
• Tellers voor snelheidslimieten (telefoonnummer gemaskeerd opgeslagen)
• Logboeken van beheerhandelingen: wie welke beheerhandeling wanneer heeft uitgevoerd
• Documentcodes die in de pdf's van rapporten worden afgedrukt en de registratie van de uitgifte daarvan
• Feedbackberichten die u verstuurt
• Het meldingstoken van uw apparaat, als u meldingen hebt toegestaan

Lokale assistent (alleen als je die gebruikt)

• Op onze server: je toegangsstatus (gratis abonnement of aankoop; bij een aankoop de winkel, het bestelnummer en de datum), of je account in de pilot zit en het aantal downloadlinks voor het model per dag
• Alleen op je telefoon: het modelbestand, een ondertekend toegangsbewijs, het gegeven dat je de informatie hebt gelezen, je gespreksgeschiedenis en een kopie van je voltooide rapporten (beide versleuteld). Wat je aan de assistent schrijft en de antwoorden verlaten je telefoon niet

Gegevens die wij niet verwerken

• Locatie, contacten, agenda, fotogalerij
• Advertentie-ID's, advertentietracking, advertentiecookies. Analysecookies van de website werken alleen met uw toestemming (paragraaf 7a)
• Andere bestanden op uw apparaat: voor het selecteren van bestanden wordt de bestandskiezer van het systeem gebruikt en alleen het bestand dat u kiest, wordt gelezen

4. Waarom wij gegevens verwerken en de rechtsgrondslag

• Het leveren van de functie van het instrument (transcript, rapport, pdf): uitvoering van een overeenkomst
• Accountbeveiliging, voorkomen van misbruik, snelheidslimieten: gerechtvaardigd belang
• Sessie-inhoud, die uit gezondheidsgegevens bestaat: de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt, verkregen door de professional, samen met de eigen rechtsgrondslag van de professional. Wij verwerken deze gegevens namens de professional
• Websiteanalyse (Google Analytics): uw toestemming. Zonder die toestemming werkt deze niet
• Nakoming van wettelijke verplichtingen

Er worden geen gegevens verwerkt voor reclame, profilering of doorverkoop.

5. Audio-opnamen en bewaartermijnen

Een ruwe opname wordt slechts voor twee doeleinden bewaard: het maken van het transcript en u de gelegenheid geven het transcript te controleren.

• Zodra u het transcript goedkeurt, wordt de opname verwijderd
• Als u het niet goedkeurt, wordt de opname uiterlijk binnen zeven dagen automatisch verwijderd
• Transcripten, rapporten en notities worden bewaard volgens de bewaartermijninstelling in uw account (twee, vijf of tien jaar; u kiest zelf)
• Gegevens die u verwijdert, zijn vanwege de hersteltermijn van de back-ups uiterlijk binnen zeven dagen volledig verdwenen. Wij zeggen niet "direct verwijderd", omdat dat niet waar zou zijn
• Feedbackberichten en logboeken van beheerhandelingen worden bewaard voor de veiligheid van het product; zij bevatten geen sessie-inhoud
• Als u een actiecode hebt gebruikt, bewaren we ook na verwijdering van uw account een met een sleutel berekende hash van uw telefoonnummer, zodat hetzelfde nummer niet nog eens een code kan gebruiken. Het nummer zelf wordt niet opgeslagen; de hash dient alleen voor deze controle

6. Waar gegevens worden verwerkt

Hosting, database, bestandsopslag en de server draaien op Google Cloud en Firebase in de regio Europese Unie (België, europe-west1). Ook de omzetting van audio naar tekst vindt plaats op onze eigen infrastructuur in dezelfde regio; de opname wordt daarvoor niet naar een derde verzonden.

7. Met wie wij gegevens delen

Gegevens worden nooit verkocht. Zij worden alleen gedeeld met de dienstverleners die nodig zijn om het instrument te laten werken, en alleen voor zover dat nodig is:

• Google Cloud / Firebase — hosting, authenticatie, database, bestandsopslag, bezorging van meldingen. Regio Europese Unie
• Twilio — verzending van de sms-verificatiecode. Het gedeelde gegeven is het telefoonnummer. Waar een doorgifte buiten de Europese Unie vereist is, berust deze op standaardcontractbepalingen
• Brevo — verzending van e-mail (bijvoorbeeld het antwoord op uw feedback). De gedeelde gegevens zijn het e-mailadres en het bericht zelf
• Stripe — kaartbetalingen op de website. Kaartgegevens worden op de pagina van Stripe ingevoerd; wij zien en bewaren geen kaartnummers. Gedeeld worden het e-mailadres en de abonnementsgegevens
• Google Play en Apple App Store — abonnementen gekocht in de mobiele app. De betaling verloopt via de store; wij ontvangen alleen de abonnementsstatus en een aankoopkenmerk
• Sentry (Functional Software, Inc.) — fout- en crashrapporten uit de app, zodat fouten kunnen worden verholpen. De rapporten bevatten technische gegevens (toestelmodel, appversie, foutspoor), geen sessie-inhoud, schermafbeeldingen of opnames. Opgeslagen in de Europese Unie (Duitsland)
• Geüploade documenten — een transcript dat u als document uploadt, wordt niet automatisch gemaskeerd; het wordt zoals u het uploadde naar de hieronder genoemde AI-aanbieder gestuurd. Verwijder namen en identificerende gegevens vóór het uploaden
• Aanbieder van kunstmatige intelligentie — om het rapport te maken, wordt het gemaskeerde transcript naar de programmeerinterface van de aanbieder verzonden. Momenteel wordt NVIDIA gebruikt; de aanbieder kan via het beheerpaneel worden gewijzigd en de alternatieven zijn modellen van OpenRouter en Alibaba Cloud (Qwen). Het analyseniveau dat u gebruikt, is zichtbaar in de app
• Aanbieder van kunstmatige intelligentie — tekst die U SCHRIJFT in de AI-chat en in het casusdossier, wordt zonder maskering naar diezelfde programmeerinterface verzonden. Op deze route schrijft u de tekst zelf en weet u wat erin staat; of u een echte naam typt, is uw beslissing en uw verantwoordelijkheid. De app houdt dit onder het chatvak vermeld. De maskering op de audioroute (paragraaf 9 hieronder) blijft hierdoor onaangetast
• Cloudflare, Inc. (R2) — downloaden van het modelbestand van de optionele lokale assistent. Tijdens het downloaden ziet Cloudflare alleen je IP-adres en de technische gegevens van het verzoek; er worden geen cliëntgegevens, transcripten, rapporten of accountgegevens verstuurd. Het bestand wordt bij voorkeur in Europa opgeslagen; Cloudflare kan het verzoek vanuit zijn wereldwijde netwerk afhandelen en doorgiften buiten de Europese Unie berusten op standaardcontractbepalingen
• Google Analytics (Google Ireland Limited) — websiteanalyse, alleen als u toestemming geeft. Details in paragraaf 7a

Gegevens kunnen worden verstrekt als er sprake is van een juridisch bindend verzoek van een bevoegde autoriteit. In dat geval wordt u daarover geïnformeerd, tenzij het ons wettelijk verboden is dat te doen.

7a. Websiteanalyse en cookies

Op de website en de webversie van de app (psychsupervisor.com) wordt Google Analytics gebruikt om geaggregeerd te zien hoe de site wordt gebruikt. Het werkt alleen als u toestemming geeft: voordat u dat doet, wordt er geen enkel verzoek naar Google verzonden en wordt er geen analysecookie geplaatst. De Android-app bevat dergelijke analyse niet.

• Verzameld als u toestemming geeft: de bezochte pagina, het tijdstip en de duur van het bezoek, het type browser en apparaat, de schermgrootte, de taal, het adres dat u naar de site heeft verwezen en de geschatte locatie die uit het IP-adres wordt afgeleid (land, stad). Google Analytics slaat het IP-adres zelf niet op
• Niet verzameld: naam, e-mailadres, account-ID, cliëntgegevens, audio-opnamen, transcripten, rapporten of enige tekst die u schrijft. Uw account wordt niet aan de analyse gekoppeld
• Advertentiefuncties staan uit: Google-signalen en advertentiepersonalisatie worden niet gebruikt
• Cookies: _ga en een cookie die begint met _ga_, gedurende maximaal 13 maanden. Uw keuze wordt bewaard in de lokale opslag van uw browser, niet in een cookie, en na twaalf maanden wordt u opnieuw gevraagd
• Analysegegevens op bezoekniveau worden maximaal 14 maanden in Google Analytics bewaard; daarna blijven alleen geaggregeerde aantallen over die niet aan iemand kunnen worden gekoppeld
• Google kan deze gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken, in de Verenigde Staten. Die doorgifte berust op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming en op standaardcontractbepalingen

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken: kies "Weigeren" via de link "Cookievoorkeuren" onderaan de privacypagina (psychsupervisor.com/privacy-nl). De analyse stopt en de analysecookies worden uit uw browser verwijderd.

8. Kunstmatige intelligentie en training

Niets van wat u uploadt, wordt gebruikt om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen. Wij verplichten de aanbieders die wij gebruiken om gegevens die via hun programmeerinterface worden verzonden, niet voor trainingsdoeleinden te gebruiken.

Een rapport is de uitvoer van een model en kan onjuist zijn. Het product koppelt elk onderdeel van het rapport aan de onderbouwing ervan in het transcript; het controleren van die koppeling is het werk van de professional.

Het model van de lokale assistent (sectie 8a) draait op je telefoon en wordt niet getraind met je vragen of rapporten.

8a. Optionele lokale assistent

Via Instellingen > Lokale assistent kun je een AI-model downloaden dat op je telefoon draait (Gemma 4 E2B van Google, Apache-2.0-licentie). Als je het niet downloadt, werkt de app zoals voorheen. De assistent draait niet op onze servers; in je account voert hij alleen de handelingen uit die je goedkeurt (zie hieronder).

• Eén gesprek gebruikt al je voltooide rapporten die naar je telefoon zijn gedownload. Bij elke vraag worden op de telefoon de meest relevante rapportsecties gekozen en in het antwoord als bron getoond (pseudoniem van de cliënt, sessie en sectie). Noemt de vraag het pseudoniem van een cliënt, dan worden alleen de rapporten van die cliënt gebruikt. Bij vragen over het gebruik van de app worden geen rapporten gebruikt
• Bij vragen als "het vaakst" of "bij hoeveel cliënten" wordt de tabel op de telefoon gemaakt door de labels te tellen van de bevindingen die in je rapporten aan jou zijn toegeschreven; het model telt niet. De tabel is geen meting of prestatiebeoordeling en wordt alleen aan jou getoond
• Hij stelt geen diagnoses, geeft geen eigen klinische interpretatie en vervangt geen professionele supervisie. Als iets niet in het rapport staat, zegt hij dat
• Je vragen en de antwoorden van het model worden op je telefoon verwerkt; ze worden niet naar onze server of naar een AI-aanbieder gestuurd
• Je gesprekken worden bewaard totdat je ze verwijdert, alleen op je telefoon, versleuteld en gekoppeld aan je account (gespreksgeschiedenis). Ze worden niet naar de back-up van de telefoon gekopieerd en geen ander account kan ze zien. Je kunt één gesprek of alle gesprekken altijd verwijderen
• Zolang je de assistent gebruikt (je hebt toegang en het model is geïnstalleerd), worden de secties van je voltooide rapporten automatisch naar je telefoon gedownload, zodat ze ook zonder internet uitgelegd kunnen worden. Ze worden versleuteld en gekoppeld aan je account bewaard en niet naar de back-up van de telefoon gekopieerd. Wordt een rapport vernieuwd, dan wordt ook de kopie bijgewerkt; een bestand of sessie die je verwijdert, verdwijnt ook van de telefoon. Als je "Rapporten op deze telefoon bewaren" uitzet via Instellingen > Lokale assistent, worden de kopieën op de telefoon gewist
• Vanuit het gesprek kun je vragen om een nieuw cliëntdossier aan te maken, een sessie te uploaden, een dossier of rapport te openen en een rapport-PDF te delen. De assistent stelt dit alleen voor: elke handeling wordt op het scherm als kaart getoond en MET JOUW GOEDKEURING één voor één uitgevoerd. Een voorstel is alleen gebaseerd op je vraag; formuleringen in de tekst van een rapport leiden niet tot een handeling. Verwijderen, betalingen en abonnementswijzigingen zijn op deze manier niet mogelijk
• Een goedgekeurde handeling wordt uitgevoerd met dezelfde functie als op de eigen schermen van de app, en de gegevensverwerking die dit privacybeleid voor die handeling beschrijft, is van toepassing: bij het aanmaken van een dossier worden het pseudoniem, de therapeutische richting en de toestemmingsverklaring op onze server opgeslagen; het uploaden van een sessie gaat verder op het uploadscherm met dezelfde stappen (inclusief maskering en controle)
• Het modelbestand (ongeveer 2,6 GB) wordt gedownload van Cloudflare R2 (sectie 7). Je recht om te downloaden wordt op onze server gecontroleerd, met een daglimiet
• Bij het gratis abonnement is de assistent inbegrepen; bij de abonnementen Standaard en Professioneel wordt hij vrijgegeven met een eenmalige aankoop. De betaling verloopt via Google Play of de App Store; je kaartgegevens bereiken ons niet. De aankoop wordt op onze server bij de winkel gecontroleerd en alleen aan je account gekoppeld; als de winkel de aankoop terugbetaalt, vervalt de toegang
• Zodat je hem zonder internet kunt gebruiken, wordt op je telefoon een ondertekend toegangsbewijs bewaard dat aan je account is gekoppeld. Bij het gratis abonnement is het 30 dagen geldig en wordt het vernieuwd als je online bent
• Je kunt het model altijd verwijderen via Instellingen > Lokale assistent; je gebruiksrecht blijft bestaan. Als je je account verwijdert, worden ook de assistentgegevens op onze server en, op de telefoon waarop je het verwijdert, de rapportkopieën en de gespreksgeschiedenis gewist
• De lokale assistent betekent niet dat al het netwerkverkeer van de app stopt: accountsynchronisatie, het uploaden van sessies en de cloudanalyse gebruiken nog steeds internet

9. Maskering en controle

Persoonsgegevens in het transcript worden automatisch gemaskeerd. De maskering werkt op twee manieren:

• Persoonsnamen worden VERVANGEN DOOR ANDERE NAMEN. "Ayşe" wordt in het transcript bijvoorbeeld "Deniz", en dezelfde persoon houdt in het hele transcript dezelfde naam. Een plaatshouder op de plaats van de naam zetten, verstoorde de grammatica van de zin en verslechterde het rapport; een naam op de plaats van een naam zetten, verwijdert de echte naam zonder de tekst te verstoren. Op het controlescherm staat vermeld welke namen in het transcript daar zijn geplaatst
• Telefoonnummers, e-mailadressen, identiteitsnummers, IBAN's, adressen en links worden verborgen achter labels (zoals [TELEFON], [ADRES])

De koppeling tussen de echte naam en de naam die ervoor in de plaats is gezet, wordt nergens vastgelegd; zij verdwijnt zodra de taak is afgerond. Maskering kan niet ongedaan worden gemaakt.

Maskering is niet perfect: een uitdrukking kan erdoorheen glippen. Daarom wordt het transcript, voordat het voor analyse wordt verzonden, ter controle aan de professional voorgelegd en kan het worden gecorrigeerd.

**De AI-chat en het casusdossier vallen BUITEN deze route.** Daar wordt de tekst niet door een machine gemaakt, maar door de professional geschreven: de vraag die u typt, de casusinformatie die u geeft en het sessieverslag dat u toevoegt, gaan ongemaskeerd naar de analyseaanbieder. De reden is de integriteit van de tekst: een naam in de eigen zin van de professional veranderen, zou zonder diens medeweten veranderen wat hij of zij heeft geschreven. Op deze route weet de professional wat er is geschreven, en of er een echte naam wordt getypt, is de beslissing van de professional; de app vermeldt dit permanent onder het chatvak.

De chat en de documenten die aan een casusdossier zijn toegevoegd, worden onder het cliëntdossier opgeslagen en samen daarmee verwijderd.

10. Beveiliging

• Al het verkeer verloopt via een versleuteld kanaal (HTTPS)
• De toegang tot gegevens is op het niveau van de toegangsregels beperkt tot de accounteigenaar; geen andere gebruiker kan uw bestanden lezen
• Het beheerpaneel heeft geen toegang tot sessie-inhoud, transcripten of rapporten; alleen accountmetagegevens en geaggregeerde aantallen zijn zichtbaar
• Back-up op het apparaat is uitgeschakeld: sessiegegevens worden niet gekopieerd naar de cloudback-up van uw telefoon
• Verificatie van de integriteit van de applicatie (App Check) is actief

Geen enkel systeem is absoluut veilig. Als zich een incident voordoet dat de gegevensbeveiliging raakt, wordt binnen de wettelijk voorgeschreven termijn melding gedaan.

11. Uw rechten

U hebt het recht om uw gegevens in te zien, om correctie of verwijdering ervan te vragen, om bezwaar te maken tegen de verwerking, om uw gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen en om een door u gegeven toestemming in te trekken.

Het meeste hiervan kunt u zelf in de app doen:

• Instellingen > Gegevens en privacy > Mijn gegevens exporteren: downloadt uw gegevens als bestand
• Instellingen > Gegevens en privacy > Account opschorten: het gebruik stopt, de gegevens blijven bewaard
• Instellingen > Gegevens en privacy > Mijn account verwijderen: het account en alle gegevens worden verwijderd

Voor schriftelijke verzoeken: info@probeside.com

12. Kinderen

Het product is niet bedoeld voor gebruik door personen jonger dan achttien jaar. Een professional die cliëntgegevens uploadt, is ervoor verantwoordelijk de vereiste toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger te verkrijgen als de cliënt minderjarig is.

13. Wijzigingen in dit document

Wanneer de tekst wijzigt, gaat het versienummer omhoog. Bij een belangrijke wijziging vraagt de app opnieuw om toestemming, en de versie die u hebt aanvaard, wordt vastgelegd.

14. Contact

info@probeside.com

U kunt in de app ook Instellingen > Feedback gebruiken.