Datenschutzerklärung

Dieses Dokument erläutert, welche Daten PsychSupervisor AI verarbeitet, zu welchem Zweck, wie lange sie aufbewahrt werden und an wen sie weitergegeben werden. Es beschreibt, was das Produkt tatsächlich tut; es ist keine allgemeine Vorlage.

1. Was dieses Produkt ist und wer es nutzt

PsychSupervisor AI ist ein Arbeitswerkzeug für Fachpersonen der psychischen Gesundheit: Es transkribiert deren eigene Sitzungen und erstellt auf Grundlage des gewählten therapeutischen Ansatzes einen strukturierten klinischen Bericht. Inhaber des Kontos ist die Fachperson. Klienten sind keine Nutzer dieses Produkts; Klientendaten gelangen nur dann in das System, wenn die Fachperson sie hochlädt.

Das Werkzeug bietet klinische Entscheidungsunterstützung. Es stellt keine Diagnosen und ersetzt nicht die fachliche Beurteilung.

2. Rollen: Wer wofür verantwortlich ist

Verantwortlicher für Klientendaten ist die Fachperson, die sie hochlädt. Wir verarbeiten diese Daten auf Weisung der Fachperson und ausschließlich für die Funktion des Werkzeugs. Die Einholung der Einwilligung des Klienten und die Einhaltung des anwendbaren Rechts liegen in der Verantwortung der Fachperson.

Verantwortlicher für die eigenen Kontodaten der Fachperson (Name, E-Mail, Telefon) sind wir.

3. Von uns verarbeitete Daten

Kontodaten

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land, Sprache der Oberfläche und der Berichte
• Verifizierungsstatus (E-Mail und SMS), Einstellungen zur Sicherheit der Anmeldesitzung
• Mitgliedschaftstarif, Tariflaufzeit und Nutzungszähler
• Wenn Sie einen Aktionscode eingelöst haben: der Code und das Datum

Von der Fachperson hochgeladene klinische Daten

• Klientenakte: Pseudonym und Profilfelder. Echte Namen werden nicht abgefragt; das Produkt ist unter der Annahme konzipiert, dass ein Pseudonym verwendet wird
• Sitzungsaufnahme (Audiodatei) oder ein von der Fachperson verfasstes Transkript
• Das verarbeitete Transkript, der Bericht und die Sitzungsnotizen der Fachperson

Nutzungs- und Sicherheitsdaten

• Zeitpunkte von Anmeldungen und Anmeldesitzungen
• Zähler für Ratenbegrenzungen (Telefonnummer maskiert gespeichert)
• Protokolle administrativer Vorgänge: wer welche administrative Handlung wann vorgenommen hat
• In Berichts-PDFs eingedruckte Dokumentcodes und der Nachweis ihrer Ausgabe
• Feedback-Nachrichten, die Sie senden
• Das Benachrichtigungstoken Ihres Geräts, sofern Sie Benachrichtigungen erlaubt haben

Lokaler Assistent (nur wenn Sie ihn nutzen)

• Auf unserem Server: Ihr Zugriffsstatus (kostenloser Plan oder Kauf; bei einem Kauf der Store, die Bestellnummer und das Datum), ob Ihr Konto im Pilotprogramm ist, und die Zahl der pro Tag ausgegebenen Modell-Downloadlinks
• Nur auf Ihrem Telefon: die Modelldatei, ein signierter Zugriffsnachweis, die Angabe, dass Sie den Hinweis gelesen haben, Ihr Chatverlauf und eine Kopie Ihrer fertigen Berichte (beides verschlüsselt). Was Sie dem Assistenten schreiben und seine Antworten verlassen Ihr Telefon nicht

Daten, die wir nicht verarbeiten

• Standort, Kontakte, Kalender, Fotogalerie
• Werbe-IDs, Werbe-Tracking, Werbe-Cookies. Analyse-Cookies der Website kommen nur mit Ihrer Einwilligung zum Einsatz (Abschnitt 7a)
• Andere Dateien auf Ihrem Gerät: Die Dateiauswahl erfolgt über die Auswahlfunktion des Systems, und nur die von Ihnen gewählte Datei wird gelesen

4. Warum wir Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage

• Erbringung der Funktion des Werkzeugs (Transkript, Bericht, PDF): Vertragserfüllung
• Kontosicherheit, Verhinderung von Missbrauch, Ratenbegrenzungen: berechtigtes Interesse
• Sitzungsinhalte, die Gesundheitsdaten sind: die von der Fachperson eingeholte ausdrückliche Einwilligung des Klienten, zusammen mit der eigenen Rechtsgrundlage der Fachperson. Wir verarbeiten diese Daten im Auftrag der Fachperson
• Website-Analyse (Google Analytics): Ihre Einwilligung. Ohne sie läuft die Analyse nicht
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Es werden keine Daten für Werbung, Profiling oder Weiterverkauf verarbeitet.

5. Audioaufnahmen und Aufbewahrung

Eine Rohaufnahme wird nur zu zwei Zwecken aufbewahrt: um das Transkript zu erstellen und um Ihnen dessen Durchsicht zu ermöglichen.

• Sobald Sie das Transkript freigeben, wird die Aufnahme gelöscht
• Wenn Sie es nicht freigeben, wird die Aufnahme spätestens innerhalb von sieben Tagen automatisch gelöscht
• Transkripte, Berichte und Notizen werden entsprechend der Aufbewahrungseinstellung in Ihrem Konto aufbewahrt (zwei, fünf oder zehn Jahre; die Wahl liegt bei Ihnen)
• Von Ihnen gelöschte Daten sind aufgrund des Wiederherstellungsfensters der Backups spätestens innerhalb von sieben Tagen vollständig entfernt. Wir behaupten nicht „sofort gelöscht“, weil das nicht zutreffen würde
• Feedback-Nachrichten und Protokolle administrativer Vorgänge werden für die Produktsicherheit aufbewahrt; sie enthalten keine Sitzungsinhalte
• Wenn Sie einen Aktionscode eingelöst haben, wird ein mit einem Schlüssel gebildeter Hashwert Ihrer Telefonnummer auch nach der Löschung Ihres Kontos aufbewahrt, damit dieselbe Nummer nicht ein zweites Mal einen Code einlösen kann. Die Nummer selbst wird nicht gespeichert; der Hashwert dient nur dieser Prüfung

6. Wo Daten verarbeitet werden

Hosting, Datenbank, Dateispeicher und Server laufen auf Google Cloud und Firebase in der Region Europäische Union (Belgien, europe-west1). Die Umwandlung von Audio in Text erfolgt ebenfalls auf unserer eigenen Infrastruktur in derselben Region; die Aufnahme wird zu diesem Zweck nicht an Dritte übermittelt.

7. An wen wir Daten weitergeben

Daten werden niemals verkauft. Sie werden nur an die Dienstleister weitergegeben, die für den Betrieb des Werkzeugs erforderlich sind, und nur in dem erforderlichen Umfang:

• Google Cloud / Firebase — Hosting, Authentifizierung, Datenbank, Dateispeicher, Zustellung von Benachrichtigungen. Region Europäische Union
• Twilio — Zustellung des SMS-Verifizierungscodes. Weitergegeben wird die Telefonnummer. Soweit eine Übermittlung außerhalb der Europäischen Union erforderlich ist, stützt sie sich auf Standardvertragsklauseln
• Brevo — E-Mail-Versand (zum Beispiel die Antwort auf Ihr Feedback). Weitergegeben werden die E-Mail-Adresse und die Nachricht selbst
• Stripe — Kartenzahlungen auf der Website. Kartendaten werden auf der Seite von Stripe eingegeben; wir sehen und speichern keine Kartennummern. Weitergegeben werden die E-Mail-Adresse und die Abodaten
• Google Play und Apple App Store — in der mobilen App gekaufte Abos. Die Zahlung wickelt der Store ab; wir erhalten nur den Abostatus und eine Kaufkennung
• Sentry (Functional Software, Inc.) — Fehler- und Absturzberichte aus der App, damit Fehler behoben werden können. Die Berichte enthalten technische Angaben (Gerätemodell, App-Version, Fehlerverlauf), keine Sitzungsinhalte, Bildschirmfotos oder Aufnahmen. Gespeichert in der Europäischen Union (Deutschland)
• Hochgeladene Dokumente — ein als Dokument hochgeladenes Transkript wird nicht automatisch maskiert; es wird so, wie Sie es hochgeladen haben, an den unten genannten KI-Anbieter gesendet. Entfernen Sie Namen und identifizierende Angaben vor dem Hochladen
• Anbieter künstlicher Intelligenz — zur Erstellung des Berichts wird das maskierte Transkript an die Programmierschnittstelle des Anbieters gesendet. Derzeit wird NVIDIA eingesetzt; der Anbieter kann im Administrationsbereich gewechselt werden, und die Alternativen sind Modelle von OpenRouter und Alibaba Cloud (Qwen). Die von Ihnen genutzte Analysestufe ist in der App sichtbar
• Anbieter künstlicher Intelligenz — Text, den SIE im KI-Chat und in der Fallakte SCHREIBEN, wird ohne Maskierung an dieselbe Programmierschnittstelle gesendet. Auf diesem Weg schreiben Sie den Text selbst und wissen, was darin steht; ob Sie einen echten Namen eingeben, ist Ihre Entscheidung und Ihre Verantwortung. Die App weist unter dem Chatfeld fortlaufend darauf hin. Die Maskierung auf dem Audioweg (Abschnitt 9 unten) bleibt davon unberührt
• Cloudflare, Inc. (R2) — Download der Modelldatei des optionalen lokalen Assistenten. Beim Download sieht Cloudflare nur Ihre IP-Adresse und die technischen Angaben der Anfrage; es werden keine Klientendaten, Transkripte, Berichte oder Kontodaten übermittelt. Die Datei wird vorzugsweise in Europa gespeichert; Cloudflare kann die Anfrage aus seinem weltweiten Netz bedienen, und Übermittlungen außerhalb der Europäischen Union stützen sich auf Standardvertragsklauseln
• Google Analytics (Google Ireland Limited) — Website-Analyse, nur wenn Sie einwilligen. Einzelheiten in Abschnitt 7a

Daten können offengelegt werden, wenn ein rechtlich verbindliches Ersuchen einer zuständigen Behörde vorliegt. In diesem Fall werden Sie informiert, sofern uns dies nicht gesetzlich untersagt ist.

7a. Website-Analyse und Cookies

Auf der Website und in der Webversion der App (psychsupervisor.com) wird Google Analytics eingesetzt, um in aggregierter Form zu sehen, wie die Website genutzt wird. Es läuft nur, wenn Sie einwilligen: Bevor Sie einwilligen, wird keine Anfrage an Google gesendet und kein Analyse-Cookie gesetzt. Die Android-App enthält keine solche Analyse.

• Erhoben, wenn Sie einwilligen: die besuchte Seite, Zeitpunkt und Dauer des Besuchs, Browser- und Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache, die verweisende Adresse und der aus der IP-Adresse abgeleitete ungefähre Standort (Land, Stadt). Google Analytics speichert die IP-Adresse selbst nicht
• Nicht erhoben: Name, E-Mail, Konto-ID, Klienteninformationen, Audioaufnahmen, Transkripte, Berichte oder irgendein von Ihnen geschriebener Text. Ihr Konto wird nicht mit der Analyse verknüpft
• Werbefunktionen sind deaktiviert: Google Signals und die Personalisierung von Werbung werden nicht verwendet
• Cookies: _ga und ein mit _ga_ beginnendes Cookie, für bis zu 13 Monate. Ihre Entscheidung wird im lokalen Speicher Ihres Browsers gespeichert, nicht in einem Cookie, und Sie werden nach zwölf Monaten erneut gefragt
• Analysedaten auf Besuchsebene werden in Google Analytics bis zu 14 Monate aufbewahrt; danach verbleiben nur aggregierte Zahlen, die niemandem zugeordnet werden können
• Google kann diese Daten auch außerhalb der Europäischen Union, in den Vereinigten Staaten, verarbeiten. Diese Übermittlung stützt sich auf den EU-US-Datenschutzrahmen und Standardvertragsklauseln

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen: Wählen Sie „Ablehnen“ über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf der Datenschutzseite (psychsupervisor.com/privacy-de). Die Analyse wird beendet, und die Analyse-Cookies werden aus Ihrem Browser gelöscht.

8. Künstliche Intelligenz und Training

Nichts, was Sie hochladen, wird zum Training von Modellen künstlicher Intelligenz verwendet. Wir verpflichten die von uns genutzten Anbieter, über ihre Programmierschnittstelle übermittelte Daten nicht für Trainingszwecke zu verwenden.

Ein Bericht ist die Ausgabe eines Modells und kann fehlerhaft sein. Das Produkt verknüpft jede Überschrift des Berichts mit ihrer Grundlage im Transkript; diese Verknüpfung zu prüfen, ist Aufgabe der Fachperson.

Das Modell des lokalen Assistenten (Abschnitt 8a) läuft auf Ihrem Telefon und wird nicht mit Ihren Fragen oder Berichten trainiert.

8a. Optionaler lokaler Assistent

Unter Einstellungen > Lokaler Assistent können Sie ein KI-Modell herunterladen, das auf Ihrem Telefon läuft (Gemma 4 E2B von Google, Apache-2.0-Lizenz). Wenn Sie es nicht herunterladen, funktioniert die App wie bisher. Der Assistent läuft nicht auf unseren Servern; in Ihrem Konto führt er nur die Vorgänge aus, die Sie freigeben (siehe unten).

• Ein einziger Chat nutzt alle fertigen Berichte, die auf Ihr Telefon heruntergeladen wurden. Zu jeder Frage werden auf dem Telefon die für sie relevantesten Berichtsabschnitte ausgewählt und in der Antwort als Quellen angezeigt (Pseudonym des Klienten, Sitzung und Abschnitt). Nennt die Frage das Pseudonym eines Klienten, werden nur dessen Berichte herangezogen. Bei Fragen zur Nutzung der App werden keine Berichte verwendet
• Bei Fragen wie "am häufigsten" oder "bei wie vielen Klienten" wird die Tabelle auf dem Telefon erstellt, indem die Bezeichnungen der Befunde gezählt werden, die Ihnen in Ihren Berichten zugeschrieben wurden; das Modell zählt nicht. Die Tabelle ist keine Messung und keine Leistungsbeurteilung und wird nur Ihnen angezeigt
• Er stellt keine Diagnosen, erzeugt keine eigene klinische Deutung und ersetzt keine professionelle Supervision. Steht etwas nicht im Bericht, sagt er das
• Ihre Fragen und die Antworten des Modells werden auf Ihrem Telefon verarbeitet; sie werden weder an unseren Server noch an einen KI-Anbieter gesendet
• Ihre Chats werden nur auf Ihrem Telefon, verschlüsselt und an Ihr Konto gebunden, gespeichert, bis Sie sie löschen (Chatverlauf). Sie werden nicht in die Telefonsicherung kopiert, und kein anderes Konto kann sie sehen. Sie können einen einzelnen Chat oder alle Chats jederzeit löschen
• Solange Sie den Assistenten nutzen (Sie haben Zugriff und das Modell ist installiert), werden die Abschnitte Ihrer fertigen Berichte automatisch auf Ihr Telefon heruntergeladen, damit sie auch ohne Internet erklärt werden können. Sie werden verschlüsselt und an Ihr Konto gebunden gespeichert und nicht in die Telefonsicherung kopiert. Wird ein Bericht erneuert, wird seine Kopie aktualisiert; eine Datei oder Sitzung, die Sie löschen, wird auch vom Telefon entfernt. Wenn Sie unter Einstellungen > Lokaler Assistent "Berichte auf dem Telefon behalten" ausschalten, werden die Kopien auf dem Telefon gelöscht
• Aus dem Chat heraus können Sie darum bitten, eine neue Klientenakte anzulegen, eine Sitzung hochzuladen, eine Akte oder einen Bericht zu öffnen und ein Berichts-PDF zu teilen. Der Assistent schlägt dies nur vor: Jeder Vorgang wird auf dem Bildschirm als Karte angezeigt und MIT IHRER FREIGABE einzeln ausgeführt. Ein Vorschlag beruht nur auf Ihrer Frage; Formulierungen im Text eines Berichts lösen keinen Vorgang aus. Löschen, Zahlungen und Planänderungen sind auf diesem Weg nicht möglich
• Ein freigegebener Vorgang wird mit derselben Funktion ausgeführt wie auf den eigenen Bildschirmen der App, und es gilt die Datenverarbeitung, die diese Datenschutzerklärung für diesen Vorgang beschreibt: Beim Anlegen einer Akte werden Pseudonym, Ansatz und Einwilligungserklärung auf unserem Server gespeichert; ein Sitzungs-Upload läuft auf dem Upload-Bildschirm mit denselben Schritten weiter (einschließlich Maskierung und Durchsicht)
• Die Modelldatei (etwa 2,6 GB) wird von Cloudflare R2 heruntergeladen (Abschnitt 7). Ihr Recht zum Herunterladen wird auf unserem Server geprüft, mit einem Tageslimit
• Im kostenlosen Plan ist der Assistent enthalten; im Standard- und im Professionellen Plan wird er durch einen einmaligen Kauf freigeschaltet. Die Zahlung erfolgt über Google Play oder den App Store; Ihre Kartendaten erreichen uns nicht. Der Kauf wird auf unserem Server beim Store überprüft und nur an Ihr Konto gebunden; erstattet der Store den Kauf, erlischt der Zugriff
• Damit Sie ihn ohne Internet nutzen können, wird auf Ihrem Telefon ein signierter, an Ihr Konto gebundener Zugriffsnachweis gespeichert. Im kostenlosen Plan gilt er 30 Tage und wird erneuert, wenn Sie online sind
• Sie können das Modell jederzeit unter Einstellungen > Lokaler Assistent entfernen; Ihr Nutzungsrecht bleibt bestehen. Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden auch die Assistentendaten auf unserem Server sowie die Berichtskopien und der Chatverlauf auf dem Telefon gelöscht, auf dem Sie es löschen
• Der lokale Assistent bedeutet nicht, dass der gesamte Netzwerkverkehr der App aufhört: Kontosynchronisierung, Sitzungs-Upload und Cloud-Analyse nutzen weiterhin das Internet

9. Maskierung und Durchsicht

Personenbezogene Daten im Transkript werden automatisch maskiert. Die Maskierung erfolgt auf zwei Arten:

• Personennamen werden DURCH ANDERE NAMEN ERSETZT. Aus „Ayşe“ wird im Transkript zum Beispiel „Deniz“, und dieselbe Person behält durchgehend denselben Namen. Einen Platzhalter an die Stelle des Namens zu setzen, hat die Grammatik des Satzes zerstört und den Bericht verschlechtert; einen Namen an die Stelle eines Namens zu setzen, entfernt den echten Namen, ohne den Text zu beschädigen. Welche Namen im Transkript eingesetzt wurden, ist auf dem Bildschirm für die Durchsicht angegeben
• Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Identifikationsnummern, IBANs, Adressen und Links werden hinter Kennzeichnungen verborgen (etwa [TELEFON], [ADRES])

Die Zuordnung zwischen dem echten Namen und dem an seine Stelle gesetzten Namen wird nirgends gespeichert; sie ist verloren, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Die Maskierung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Die Maskierung ist nicht fehlerfrei: Ein Ausdruck kann durchrutschen. Aus diesem Grund wird das Transkript der Fachperson zur Durchsicht vorgelegt und kann korrigiert werden, bevor es zur Analyse gesendet wird.

**Der KI-Chat und die Fallakte liegen AUSSERHALB dieses Weges.** Dort wird der Text nicht von einer Maschine erzeugt, sondern von der Fachperson geschrieben: Die Frage, die Sie eingeben, die Fallinformationen, die Sie angeben, und der Sitzungsbericht, den Sie hinzufügen, gehen unmaskiert an den Analyseanbieter. Der Grund ist die Integrität des Textes: Einen Namen im eigenen Satz der Fachperson zu ändern, würde ohne ihr Wissen verändern, was sie geschrieben hat. Auf diesem Weg weiß die Fachperson, was geschrieben wurde, und ob sie einen echten Namen eingibt, ist ihre Entscheidung; die App weist dauerhaft unter dem Chatfeld darauf hin.

Der Chat und die einer Fallakte hinzugefügten Dokumente werden unter der Klientenakte gespeichert und zusammen mit ihr gelöscht.

10. Sicherheit

• Der gesamte Datenverkehr läuft über einen verschlüsselten Kanal (HTTPS)
• Der Zugriff auf Daten ist auf Regelebene auf den Kontoinhaber beschränkt; kein anderer Nutzer kann Ihre Dateien lesen
• Der Administrationsbereich hat keinen Zugriff auf Sitzungsinhalte, Transkripte oder Berichte; sichtbar sind nur Kontometadaten und aggregierte Zahlen
• Die Gerätesicherung ist deaktiviert: Sitzungsdaten werden nicht in die Cloud-Sicherung Ihres Telefons kopiert
• Eine Prüfung der Anwendungsintegrität (App Check) ist aktiv

Kein System ist absolut sicher. Tritt ein Vorfall ein, der die Datensicherheit beeinträchtigt, erfolgt eine Meldung innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre Daten zu erhalten, deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen, der Verarbeitung zu widersprechen, Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten und eine erteilte Einwilligung zu widerrufen.

Das meiste davon können Sie selbst in der App erledigen:

• Einstellungen > Daten und Datenschutz > Meine Daten exportieren: lädt Ihre Daten als Datei herunter
• Einstellungen > Daten und Datenschutz > Konto aussetzen: Die Nutzung ruht, die Daten bleiben erhalten
• Einstellungen > Daten und Datenschutz > Mein Konto löschen: Das Konto und alle Daten werden gelöscht

Für schriftliche Anfragen: info@probeside.com

12. Kinder

Das Produkt ist nicht zur Nutzung durch Personen unter achtzehn Jahren bestimmt. Eine Fachperson, die Klientendaten hochlädt, ist dafür verantwortlich, die erforderliche Einwilligung des gesetzlichen Vertreters einzuholen, wenn der Klient minderjährig ist.

13. Änderungen dieses Dokuments

Wenn sich der Text ändert, erhöht sich die Versionsnummer. Bei einer wesentlichen Änderung bittet die App erneut um Ihre Einwilligung, und die von Ihnen akzeptierte Version wird festgehalten.

14. Kontakt

info@probeside.com

Sie können in der App auch Einstellungen > Feedback verwenden.