Il presente documento illustra quali dati tratta PsychSupervisor AI, per quali finalità, per quanto tempo vengono conservati e con chi vengono condivisi. Descrive ciò che il prodotto fa effettivamente; non è un modello generico.
1. Che cos'è questo prodotto e chi lo utilizza
PsychSupervisor AI è uno strumento di lavoro per i professionisti della salute mentale: trascrive le loro sedute e predispone un referto clinico strutturato basato sull'approccio terapeutico prescelto. L'intestatario dell'account è il professionista. I pazienti non sono utenti di questo prodotto; i dati dei pazienti entrano nel sistema solo quando il professionista li carica.
Lo strumento fornisce un supporto alle decisioni cliniche. Non formula diagnosi e non sostituisce il giudizio professionale.
2. Ruoli: chi è responsabile di che cosa
Per i dati dei pazienti, il titolare del trattamento è il professionista che li carica. Noi trattiamo tali dati su istruzione del professionista e unicamente per la funzione dello strumento. Ottenere il consenso del paziente e rispettare la normativa applicabile è responsabilità del professionista.
Per i dati dell'account del professionista stesso (nome, e-mail, telefono) il titolare del trattamento siamo noi.
3. Dati che trattiamo
Dati dell'account
- Nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, paese, lingua dell'interfaccia e del referto
- Stato di verifica (e-mail e SMS), impostazioni di sicurezza della sessione
- Piano di abbonamento, periodo del piano e contatori di utilizzo
- Se ha usato un codice promozionale: il codice e la data di utilizzo
Dati clinici caricati dal professionista
- Cartella del paziente: pseudonimo e campi del profilo. I nomi reali non vengono richiesti; il prodotto è progettato presupponendo l'uso di uno pseudonimo
- Registrazione della seduta (file audio) o una trascrizione redatta dal professionista
- La trascrizione elaborata, il referto e le note di seduta del professionista
Dati di utilizzo e di sicurezza
- Data e ora degli accessi e delle sessioni
- Contatori dei limiti di frequenza (numero di telefono memorizzato in forma mascherata)
- Registri delle operazioni amministrative: chi ha eseguito quale operazione amministrativa e quando
- Codici documento stampati nei PDF dei referti e registro della loro emissione
- Messaggi di feedback che Lei invia
- Il token di notifica del Suo dispositivo, se ha consentito le notifiche
Assistente locale (solo se lo usi)
- Sul nostro server: il tuo stato di accesso (piano gratuito o acquisto; in caso di acquisto, lo store, il numero d'ordine e la data), se il tuo account è nel pilota e il numero di link di download del modello emessi al giorno
- Solo sul tuo telefono: il file del modello, un documento di accesso firmato, il fatto che hai letto l'informativa, la cronologia chat e una copia dei tuoi report completati (entrambe cifrate). Ciò che scrivi all'assistente e le sue risposte non escono dal tuo telefono
Dati che non trattiamo
- Posizione, contatti, calendario, galleria fotografica
- Identificatori pubblicitari, tracciamento pubblicitario, cookie pubblicitari. I cookie di analisi del sito web funzionano solo con il Suo consenso (sezione 7a)
- Altri file presenti sul Suo dispositivo: la selezione dei file avviene tramite il selettore di sistema e viene letto solo il file da Lei scelto
4. Perché li trattiamo e base giuridica
- Fornire la funzione dello strumento (trascrizione, referto, PDF): esecuzione di un contratto
- Sicurezza dell'account, prevenzione degli abusi, limiti di frequenza: legittimo interesse
- Contenuto delle sedute, che costituisce un dato relativo alla salute: il consenso esplicito del paziente ottenuto dal professionista, unitamente alla base giuridica propria del professionista. Trattiamo tali dati per conto del professionista
- Analisi del sito web (Google Analytics): il Suo consenso. In assenza di consenso, non è attiva
- Adempimento di obblighi di legge
Nessun dato viene trattato a fini pubblicitari, di profilazione o di rivendita.
5. Registrazioni audio e conservazione
La registrazione grezza viene conservata per due soli scopi: produrre la trascrizione e consentirLe di rivederla.
- Nel momento in cui Lei approva la trascrizione, la registrazione viene eliminata
- Se Lei non la approva, la registrazione viene eliminata automaticamente entro sette giorni al massimo
- Trascrizioni, referti e note sono conservati secondo l'impostazione di conservazione del Suo account (due, cinque o dieci anni; la scelta spetta a Lei)
- I dati che Lei elimina scompaiono completamente entro sette giorni al massimo, a causa della finestra di ripristino dei backup. Non dichiariamo «eliminati istantaneamente», perché non sarebbe vero
- I messaggi di feedback e i registri amministrativi sono conservati per la sicurezza del prodotto; non contengono alcun contenuto delle sedute
- Se ha usato un codice promozionale, un hash con chiave del suo numero di telefono viene conservato anche dopo l’eliminazione dell’account, affinché lo stesso numero non possa usare un codice una seconda volta. Il numero in sé non viene conservato; l’hash serve solo a questo controllo
6. Dove vengono trattati i dati
Hosting, database, archiviazione dei file e server operano su Google Cloud e Firebase nella regione dell'Unione europea (Belgio, europe-west1). Anche la conversione dell'audio in testo avviene sulla nostra infrastruttura nella stessa regione; a tal fine la registrazione non viene inviata a terzi.
7. Con chi li condividiamo
I dati non vengono mai venduti. Sono condivisi esclusivamente con i fornitori di servizi necessari al funzionamento dello strumento, e solo nella misura necessaria:
- Google Cloud / Firebase — hosting, autenticazione, database, archiviazione dei file, invio delle notifiche. Regione dell'Unione europea
- Twilio — invio del codice di verifica via SMS. Il dato condiviso è il numero di telefono. Qualora sia necessario un trasferimento al di fuori dell'Unione europea, esso si basa sulle clausole contrattuali standard
- Brevo — invio di e-mail (ad esempio la risposta al Suo feedback). I dati condivisi sono l'indirizzo e-mail e il messaggio stesso
- Stripe — pagamenti con carta sul sito web. I dati della carta vengono inseriti sulla pagina di Stripe; non vediamo né conserviamo i numeri di carta. Vengono condivisi l’indirizzo e-mail e i dati dell’abbonamento
- Google Play e Apple App Store — abbonamenti acquistati nell’app mobile. Il pagamento è gestito dallo store; riceviamo solo lo stato dell’abbonamento e un identificativo di acquisto
- Sentry (Functional Software, Inc.) — segnalazioni di errori e arresti anomali dell’app, per poterli correggere. Le segnalazioni contengono dati tecnici (modello del dispositivo, versione dell’app, traccia dell’errore), non il contenuto delle sedute, schermate o registrazioni. Conservate nell’Unione europea (Germania)
- Documenti caricati — una trascrizione che Lei carica come documento non viene mascherata automaticamente; viene inviata così come l’ha caricata al fornitore di intelligenza artificiale indicato sotto. Rimuova nomi e dati identificativi prima del caricamento
- Fornitore di intelligenza artificiale — per produrre il referto, la trascrizione mascherata viene inviata all'interfaccia di programmazione del fornitore. Attualmente viene utilizzato NVIDIA; il fornitore può essere cambiato dal pannello di amministrazione e le alternative sono i modelli di OpenRouter e Alibaba Cloud (Qwen). Il livello di analisi da Lei utilizzato è visibile nell'app
- Fornitore di intelligenza artificiale — il testo che Lei SCRIVE nella chat IA e nel fascicolo del caso viene inviato alla stessa interfaccia di programmazione senza mascheramento. In questo percorso il testo lo scrive Lei e Lei sa che cosa contiene; digitare o meno un nome reale è una Sua decisione e una Sua responsabilità. L'app lo indica sotto la casella della chat. Il mascheramento nel percorso audio (sezione 9, più avanti) non ne è interessato
- Cloudflare, Inc. (R2) — download del file del modello dell'assistente locale facoltativo. Durante il download Cloudflare vede solo il tuo indirizzo IP e i dettagli tecnici della richiesta; non vengono inviati dati dei clienti, trascrizioni, report o dati dell'account. Il file è conservato preferibilmente in Europa; Cloudflare può servire la richiesta dalla sua rete globale e i trasferimenti al di fuori dell'Unione europea si basano su clausole contrattuali tipo
- Google Analytics (Google Ireland Limited) — analisi del sito web, solo se Lei presta il consenso. Dettagli nella sezione 7a
I dati possono essere comunicati in presenza di una richiesta giuridicamente vincolante da parte di un'autorità competente. In tal caso Le viene data comunicazione, salvo che ciò ci sia vietato per legge.
7a. Analisi del sito web e cookie
Sul sito web e nella versione web dell'app (psychsupervisor.com) viene utilizzato Google Analytics per vedere, in forma aggregata, come viene utilizzato il sito. Funziona solo se Lei presta il consenso: prima di allora nessuna richiesta viene inviata a Google e non viene impostato alcun cookie di analisi. L'app Android non dispone di tale analisi.
- Raccolti se Lei presta il consenso: la pagina visitata, l'ora e la durata della visita, il tipo di browser e di dispositivo, le dimensioni dello schermo, la lingua, l'indirizzo della pagina di provenienza e la posizione approssimativa ricavata dall'indirizzo IP (paese, città). Google Analytics non memorizza l'indirizzo IP in quanto tale
- Non raccolti: nome, e-mail, identificativo dell'account, informazioni sui pazienti, registrazioni audio, trascrizioni, referti o qualsiasi testo da Lei scritto. Il Suo account non viene collegato all'analisi
- Le funzioni pubblicitarie sono disattivate: Google Signals e la personalizzazione degli annunci non vengono utilizzati
- Cookie: _ga e un cookie che inizia con _ga_, per un massimo di 13 mesi. La Sua scelta è conservata nella memoria locale del Suo browser, non in un cookie, e Le viene chiesta nuovamente dopo dodici mesi
- I dati di analisi a livello di singola visita sono conservati in Google Analytics per un massimo di 14 mesi; successivamente restano soltanto conteggi aggregati che non possono essere ricondotti ad alcuna persona
- Google può trattare tali dati anche al di fuori dell'Unione europea, negli Stati Uniti. Tale trasferimento si basa sul Data Privacy Framework UE-USA e sulle clausole contrattuali standard
Può revocare il Suo consenso in qualsiasi momento: selezioni «Rifiuta» tramite il link «Preferenze sui cookie» in fondo alla pagina sulla privacy (psychsupervisor.com/privacy-it). L'analisi si interrompe e i cookie di analisi vengono eliminati dal Suo browser.
8. Intelligenza artificiale e addestramento
Nulla di ciò che Lei carica viene utilizzato per addestrare modelli di intelligenza artificiale. Richiediamo ai fornitori di cui ci avvaliamo di non utilizzare a fini di addestramento i dati inviati tramite la loro interfaccia di programmazione.
Un referto è l'output di un modello e può essere errato. Il prodotto collega ogni intestazione del referto al relativo fondamento nella trascrizione; verificare tale collegamento è compito del professionista.
Il modello dell'assistente locale (sezione 8a) funziona sul tuo telefono e non viene addestrato con le tue domande né con i tuoi report.
8a. Assistente locale facoltativo
In Impostazioni > Assistente locale puoi scaricare un modello di intelligenza artificiale che funziona sul tuo telefono (Gemma 4 E2B di Google, licenza Apache-2.0). Se non lo scarichi, l'app funziona come prima. L'assistente non funziona sui nostri server; nel tuo account esegue solo le operazioni che approvi (vedi sotto).
- Un'unica chat usa tutti i tuoi report completati scaricati sul telefono. Per ogni domanda, le sezioni di report più pertinenti vengono selezionate sul telefono e mostrate come fonti nella risposta (pseudonimo del cliente, seduta e sezione). Se la domanda nomina lo pseudonimo di un cliente, vengono usati solo i report di quel cliente. Le domande sull'uso dell'app non usano i report
- Per domande come "più spesso" o "in quanti clienti", la tabella viene costruita sul telefono contando le etichette dei rilievi attribuiti a te nei tuoi report; il modello non conta. La tabella non è una misurazione né una valutazione della prestazione e viene mostrata solo a te
- Non fa diagnosi, non produce interpretazioni cliniche proprie e non sostituisce la supervisione professionale. Quando un'informazione non è nel report, lo dice
- Le tue domande e le risposte del modello sono elaborate sul tuo telefono; non vengono inviate al nostro server né ad alcun fornitore di intelligenza artificiale
- Le tue chat sono conservate finché non le elimini, solo sul tuo telefono, cifrate e legate al tuo account (cronologia chat). Non vengono copiate nel backup del telefono e nessun altro account può vederle. Puoi eliminare una singola chat o tutte in qualsiasi momento
- Finché usi l'assistente (hai l'accesso e il modello è installato), le sezioni dei tuoi report completati vengono scaricate automaticamente sul tuo telefono, così da poter essere spiegate senza internet. Sono conservate cifrate e legate al tuo account e non vengono copiate nel backup del telefono. Quando un report viene aggiornato, anche la sua copia si aggiorna; un file o una seduta che elimini viene rimosso anche dal telefono. Se disattivi "Tieni i report sul telefono" in Impostazioni > Assistente locale, le copie sul telefono vengono eliminate
- Dalla chat puoi chiedere di creare una nuova cartella cliente, caricare una seduta, aprire una cartella o un report e condividere il PDF di un report. L'assistente si limita a proporli: ogni operazione è mostrata sullo schermo come una scheda ed eseguita CON LA TUA APPROVAZIONE, una alla volta. Una proposta si basa solo sulla tua domanda; le espressioni presenti nel testo di un report non generano operazioni. Eliminazioni, pagamenti e cambi di piano non si possono fare in questo modo
- Un'operazione approvata viene eseguita con la stessa funzione delle schermate dell'app e si applica il trattamento dei dati che questa informativa descrive per quell'operazione: alla creazione di una cartella, pseudonimo, approccio e dichiarazione di consenso vengono salvati sul nostro server; il caricamento di una seduta prosegue nella schermata di caricamento con gli stessi passaggi (mascheramento e revisione compresi)
- Il file del modello (circa 2,6 GB) viene scaricato da Cloudflare R2 (sezione 7). Il tuo diritto di download viene verificato sul nostro server, con un limite giornaliero
- Con il piano gratuito l'assistente è incluso; con i piani Standard e Professionale si sblocca con un acquisto una tantum. Il pagamento avviene tramite Google Play o l'App Store e i dati della tua carta non ci arrivano. L'acquisto viene verificato presso lo store sul nostro server ed è legato solo al tuo account; se lo store lo rimborsa, l'accesso viene chiuso
- Per poterlo usare senza internet, sul tuo telefono viene conservato un documento di accesso firmato e legato al tuo account. Con il piano gratuito vale 30 giorni e si rinnova quando sei online
- Puoi rimuovere il modello in qualsiasi momento in Impostazioni > Assistente locale; il tuo diritto d'uso resta. Quando elimini l'account, vengono eliminati anche i dati dell'assistente sul nostro server, nonché le copie dei report e la cronologia chat del telefono da cui lo elimini
- L'assistente locale non significa che tutto il traffico di rete dell'app si fermi: la sincronizzazione dell'account, il caricamento delle sedute e l'analisi nel cloud continuano a usare internet
9. Mascheramento e revisione
I dati personali presenti nella trascrizione vengono mascherati automaticamente. Il mascheramento opera in due modi:
- I nomi di persona vengono SOSTITUITI CON ALTRI NOMI. «Ayşe» diventa, ad esempio, «Deniz» nella trascrizione, e la stessa persona mantiene lo stesso nome dall'inizio alla fine. Inserire un segnaposto al posto del nome alterava la grammatica della frase e peggiorava il referto; inserire un nome al posto di un nome elimina il nome reale senza alterare il testo. Quali nomi della trascrizione siano stati inseriti in sostituzione è indicato nella schermata di revisione
- Numeri di telefono, indirizzi e-mail, numeri di identificazione, IBAN, indirizzi e link vengono nascosti dietro etichette (come [TELEFON], [ADRES])
La corrispondenza tra il nome reale e il nome inserito al suo posto non viene registrata da nessuna parte; scompare al termine dell'elaborazione. Il mascheramento non può essere annullato.
Il mascheramento non è perfetto: un'espressione può sfuggire. Per questo motivo la trascrizione viene sottoposta alla revisione del professionista, e può essere corretta, prima di essere inviata per l'analisi.
**La chat IA e il fascicolo del caso sono AL DI FUORI di questo percorso.** Lì il testo non è prodotto da una macchina ma scritto dal professionista: la domanda che Lei digita, le informazioni sul caso che fornisce e il referto di seduta che aggiunge vengono inviati al fornitore di analisi senza mascheramento. La ragione è l'integrità del testo: modificare un nome all'interno della frase scritta dal professionista cambierebbe ciò che ha scritto a sua insaputa. In questo percorso il professionista sa che cosa è stato scritto, e digitare o meno un nome reale è una sua decisione; l'app lo indica in modo permanente sotto la casella della chat.
La chat e i documenti aggiunti a un fascicolo del caso sono conservati nella cartella del paziente e vengono eliminati insieme a essa.
10. Sicurezza
- Tutto il traffico viaggia su un canale cifrato (HTTPS)
- L'accesso ai dati è riservato all'intestatario dell'account a livello di regole; nessun altro utente può leggere i Suoi file
- Il pannello di amministrazione non può accedere al contenuto delle sedute, alle trascrizioni o ai referti; sono visibili soltanto i metadati dell'account e i conteggi aggregati
- Il backup del dispositivo è disattivato: i dati delle sedute non vengono copiati nel backup cloud del Suo telefono
- È attiva la verifica dell'integrità dell'applicazione (App Check)
Nessun sistema è assolutamente sicuro. Qualora si verifichi un incidente che incida sulla sicurezza dei dati, la notifica viene effettuata entro il termine previsto dalla legge.
11. I Suoi diritti
Lei ha il diritto di accedere ai Suoi dati, di chiederne la rettifica o la cancellazione, di opporsi al trattamento, di ricevere i Suoi dati in un formato portabile e di revocare un consenso prestato.
La maggior parte di queste operazioni può effettuarla autonomamente all'interno dell'app:
- Impostazioni > Dati e riservatezza > Esporta i miei dati: scarica i Suoi dati sotto forma di file
- Impostazioni > Dati e riservatezza > Sospendi l'account: l'utilizzo si interrompe, i dati restano
- Impostazioni > Dati e riservatezza > Elimina il mio account: l'account e tutti i dati vengono eliminati
Per le richieste scritte: info@probeside.com
12. Minori
Il prodotto non è destinato all'uso da parte di persone di età inferiore ai diciotto anni. Il professionista che carica dati di pazienti è responsabile di ottenere il consenso necessario dal rappresentante legale qualora il paziente sia minorenne.
13. Modifiche al presente documento
Quando il testo cambia, il numero di versione aumenta. In caso di modifica significativa l'app chiede nuovamente il consenso, e la versione da Lei accettata viene registrata.
14. Contatti
info@probeside.com
Può anche utilizzare Impostazioni > Feedback all'interno dell'app.