Ce document explique quelles données PsychSupervisor AI traite, pour quelles raisons, pendant combien de temps elles sont conservées et avec qui elles sont partagées. Il décrit ce que le produit fait réellement ; il ne s’agit pas d’un modèle générique.
1. Ce qu’est ce produit et qui l’utilise
PsychSupervisor AI est un outil de travail destiné aux professionnels de la santé mentale : il transcrit leurs propres séances et prépare un rapport clinique structuré fondé sur l’approche thérapeutique choisie. Le titulaire du compte est le professionnel. Les patients ne sont pas utilisateurs de ce produit ; les données des patients n’entrent dans le système que lorsque le professionnel les téléverse.
L’outil fournit une aide à la décision clinique. Il ne pose pas de diagnostic et ne remplace pas le jugement professionnel.
2. Rôles : qui est responsable de quoi
S’agissant des données des patients, le responsable du traitement est le professionnel qui les téléverse. Nous traitons ces données sur les instructions du professionnel et uniquement pour la fonction de l’outil. Il incombe au professionnel d’obtenir le consentement du patient et de se conformer à la législation applicable.
S’agissant des données du compte propre du professionnel (nom, adresse e-mail, téléphone), nous sommes le responsable du traitement.
3. Données que nous traitons
Assistant local (seulement si vous l'utilisez)
- Sur notre serveur : votre statut d'accès (formule gratuite ou achat ; en cas d'achat, la boutique, le numéro de commande et la date), l'inscription ou non de votre compte au pilote et le nombre de liens de téléchargement du modèle émis par jour
- Uniquement sur votre téléphone : le fichier du modèle, un document d'accès signé, le fait que vous avez lu la note d'information, votre historique des conversations et une copie de vos rapports finalisés (l'un et l'autre chiffrés). Ce que vous écrivez à l'assistant et ses réponses ne quittent pas votre téléphone
Données de compte
- Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, pays, langue de l’interface et des rapports
- État de vérification (e-mail et SMS), paramètres de sécurité des sessions
- Formule d’abonnement, période de la formule et compteurs d’utilisation
- Si vous avez utilisé un code promo : le code et la date d’utilisation
Données cliniques téléversées par le professionnel
- Dossier patient : pseudonyme et champs du profil. Le vrai nom n’est pas demandé ; le produit est conçu dans l’hypothèse où un pseudonyme est utilisé
- Enregistrement de séance (fichier audio) ou transcription rédigée par le professionnel
- La transcription traitée, le rapport et les notes de séance du professionnel
Données d’utilisation et de sécurité
- Horodatages des connexions et des sessions
- Compteurs de limitation de débit (numéro de téléphone conservé sous forme masquée)
- Journaux des actions d’administration : qui a effectué quelle action d’administration et à quel moment
- Codes de document imprimés dans les rapports PDF et registre de leur émission
- Messages de retour d’expérience que vous envoyez
- Le jeton de notification de votre appareil, si vous avez autorisé les notifications
Données que nous ne traitons pas
- Localisation, contacts, calendrier, galerie de photos
- Identifiants publicitaires, suivi publicitaire, cookies publicitaires. Les cookies de mesure d’audience du site web ne fonctionnent qu’avec votre consentement (section 7a)
- Autres fichiers présents sur votre appareil : la sélection de fichiers utilise le sélecteur du système et seul le fichier que vous choisissez est lu
4. Pourquoi nous les traitons et base juridique
- Pour assurer la fonction de l’outil (transcription, rapport, PDF) : exécution d’un contrat
- Sécurité du compte, prévention des abus, limitation de débit : intérêt légitime
- Contenu des séances, qui constitue une donnée de santé : consentement explicite du patient recueilli par le professionnel, conjointement avec la base juridique propre du professionnel. Nous traitons ces données pour le compte du professionnel
- Mesure d’audience du site web (Google Analytics) : votre consentement. Sans celui-ci, elle ne fonctionne pas
- Respect des obligations légales
Aucune donnée n’est traitée à des fins de publicité, de profilage ou de revente.
5. Enregistrements audio et conservation
Un enregistrement brut n’est conservé qu’à deux fins : produire la transcription et vous permettre de la relire.
- Dès que vous validez la transcription, l’enregistrement est supprimé
- Si vous ne la validez pas, l’enregistrement est supprimé automatiquement dans un délai de sept jours au plus
- Les transcriptions, rapports et notes sont conservés selon le paramètre de durée de conservation de votre compte (deux, cinq ou dix ans ; c’est vous qui choisissez)
- Les données que vous supprimez disparaissent entièrement dans un délai de sept jours au plus, en raison de la fenêtre de restauration des sauvegardes. Nous n’affirmons pas « supprimé instantanément », car ce ne serait pas vrai
- Les messages de retour d’expérience et les journaux d’administration sont conservés pour la sécurité du produit ; ils ne contiennent aucun contenu de séance
- Si vous avez utilisé un code promo, une empreinte à clé de votre numéro de téléphone est conservée même après la suppression de votre compte, afin que le même numéro ne puisse pas utiliser un code une seconde fois. Le numéro lui-même n’est pas conservé ; l’empreinte ne sert qu’à cette vérification
6. Où les données sont traitées
L’hébergement, la base de données, le stockage de fichiers et le serveur fonctionnent sur Google Cloud et Firebase, dans la région Union européenne (Belgique, europe-west1). La conversion de l’audio en texte s’effectue également sur notre propre infrastructure, dans la même région ; l’enregistrement n’est pas envoyé à un tiers à cette fin.
7. Avec qui nous les partageons
Les données ne sont jamais vendues. Elles ne sont partagées qu’avec les prestataires de services nécessaires au fonctionnement de l’outil, et uniquement dans la mesure nécessaire :
- Google Cloud / Firebase — hébergement, authentification, base de données, stockage de fichiers, envoi des notifications. Région Union européenne
- Twilio — envoi du code de vérification par SMS. La donnée partagée est le numéro de téléphone. Lorsqu’un transfert hors de l’Union européenne est nécessaire, il repose sur des clauses contractuelles types
- Brevo — envoi d’e-mails (par exemple la réponse à votre retour d’expérience). Les données partagées sont l’adresse e-mail et le message lui-même
- Stripe — paiements par carte sur le site web. Les données de carte sont saisies sur la page de Stripe ; nous ne voyons ni ne conservons les numéros de carte. Les données partagées sont l’adresse e-mail et les informations d’abonnement
- Google Play et Apple App Store — abonnements achetés dans l’application mobile. Le paiement est traité par la boutique ; nous ne recevons que le statut de l’abonnement et un identifiant d’achat
- Sentry (Functional Software, Inc.) — rapports d’erreurs et de plantages de l’application, afin de corriger les défauts. Les rapports contiennent des informations techniques (modèle d’appareil, version de l’application, trace d’erreur), ni le contenu des séances, ni captures d’écran, ni enregistrements. Stockés dans l’Union européenne (Allemagne)
- Documents téléversés — une transcription téléversée sous forme de document n’est pas masquée automatiquement ; elle est envoyée telle quelle au fournisseur d’intelligence artificielle ci-dessous. Retirez les noms et éléments d’identification avant de la téléverser
- Fournisseur d’intelligence artificielle — pour produire le rapport, la transcription masquée est envoyée à l’interface de programmation du fournisseur. NVIDIA est actuellement utilisé ; le fournisseur peut être changé depuis le panneau d’administration et les alternatives sont les modèles OpenRouter et Alibaba Cloud (Qwen). Le niveau d’analyse que vous utilisez est visible dans l’application
- Fournisseur d’intelligence artificielle — le texte que VOUS RÉDIGEZ dans le chat IA et dans le dossier de cas est envoyé à cette même interface de programmation sans masquage. Sur ce circuit, c’est vous qui rédigez le texte et vous savez ce qu’il contient ; saisir ou non un vrai nom relève de votre décision et de votre responsabilité. L’application le rappelle en permanence sous la zone de chat. Le masquage sur le circuit audio (section 9 ci-dessous) n’en est pas affecté
- Cloudflare, Inc. (R2) — téléchargement du fichier du modèle de l'assistant local facultatif. Pendant le téléchargement, Cloudflare ne voit que votre adresse IP et les détails techniques de la requête ; aucune donnée client, transcription, rapport ou information de compte n'est envoyé. Le fichier est stocké de préférence en Europe ; Cloudflare peut servir la requête depuis son réseau mondial, et les transferts hors de l'Union européenne reposent sur des clauses contractuelles types
- Google Analytics (Google Ireland Limited) — mesure d’audience du site web, uniquement si vous y consentez. Détails à la section 7a
Des données peuvent être communiquées en cas de demande juridiquement contraignante émanant d’une autorité compétente. Dans ce cas, vous en êtes informé, sauf si la loi nous l’interdit.
7a. Mesure d’audience du site web et cookies
Sur le site web et sur la version web de l’application (psychsupervisor.com), Google Analytics est utilisé pour connaître, de manière agrégée, la façon dont le site est utilisé. Il ne fonctionne que si vous y consentez : avant votre consentement, aucune requête n’est envoyée à Google et aucun cookie de mesure d’audience n’est déposé. L’application Android ne comporte pas de telle mesure d’audience.
- Données collectées si vous y consentez : la page visitée, l’heure et la durée de la visite, le type de navigateur et d’appareil, la taille de l’écran, la langue, l’adresse qui vous a dirigé vers le site et la localisation approximative déduite de l’adresse IP (pays, ville). Google Analytics ne conserve pas l’adresse IP elle-même
- Données non collectées : nom, adresse e-mail, identifiant de compte, informations relatives aux patients, enregistrements audio, transcriptions, rapports ou tout texte que vous rédigez. Votre compte n’est pas relié à la mesure d’audience
- Les fonctionnalités publicitaires sont désactivées : les signaux Google et la personnalisation des annonces ne sont pas utilisés
- Cookies : _ga et un cookie commençant par _ga_, pour une durée maximale de 13 mois. Votre choix est conservé dans le stockage local de votre navigateur, et non dans un cookie, et la question vous est de nouveau posée au bout de douze mois
- Les données de mesure d’audience au niveau des visites sont conservées dans Google Analytics pendant 14 mois au plus ; au-delà, seuls subsistent des chiffres agrégés qui ne peuvent être rattachés à personne
- Google peut également traiter ces données hors de l’Union européenne, aux États-Unis. Ce transfert repose sur le cadre de protection des données UE-États-Unis et sur des clauses contractuelles types
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment : choisissez « Refuser » via le lien « Préférences de cookies » en bas de la page de confidentialité (psychsupervisor.com/privacy-fr). La mesure d’audience s’arrête et les cookies de mesure d’audience sont supprimés de votre navigateur.
8. Intelligence artificielle et entraînement
Rien de ce que vous téléversez n’est utilisé pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Nous exigeons des fournisseurs auxquels nous faisons appel qu’ils n’utilisent pas à des fins d’entraînement les données envoyées via leur interface de programmation.
Un rapport est le produit d’un modèle et peut être erroné. Le produit rattache chaque rubrique du rapport à son fondement dans la transcription ; vérifier ce rattachement relève du travail du professionnel.
Le modèle de l'assistant local (section 8a) fonctionne sur votre téléphone et n'est pas entraîné avec vos questions ni vos rapports.
8a. Assistant local facultatif
Dans Réglages > Assistant local, vous pouvez télécharger un modèle d'intelligence artificielle qui fonctionne sur votre téléphone (Gemma 4 E2B de Google, licence Apache-2.0). Si vous ne le téléchargez pas, l'application fonctionne comme avant. L'assistant ne fonctionne pas sur nos serveurs ; dans votre compte, il n'effectue que les opérations que vous approuvez (voir ci-dessous).
- Une seule conversation utilise tous vos rapports finalisés téléchargés sur votre téléphone. Pour chaque question, les sections de rapport les plus pertinentes sont sélectionnées sur le téléphone et indiquées comme sources dans la réponse (pseudonyme du client, séance et section). Si la question mentionne le pseudonyme d'un client, seuls les rapports de ce client sont utilisés. Les questions sur l'utilisation de l'application n'utilisent pas les rapports
- Pour des questions comme "le plus souvent" ou "chez combien de clients", le tableau est établi sur le téléphone en comptant les libellés des constats qui vous sont attribués dans vos rapports ; le modèle ne compte pas. Le tableau n'est ni une mesure ni une évaluation de performance et n'est montré qu'à vous
- Il ne pose pas de diagnostic, ne produit pas d'interprétation clinique propre et ne remplace pas une supervision professionnelle. Quand une information ne figure pas dans le rapport, il le dit
- Vos questions et les réponses du modèle sont traitées sur votre téléphone ; elles ne sont envoyées ni à notre serveur ni à aucun fournisseur d'intelligence artificielle
- Vos conversations sont conservées jusqu'à ce que vous les supprimiez, uniquement sur votre téléphone, chiffrées et liées à votre compte (historique des conversations). Elles ne sont pas copiées dans la sauvegarde du téléphone et aucun autre compte ne peut les voir. Vous pouvez supprimer une seule conversation ou toutes à tout moment
- Tant que vous utilisez l'assistant (vous y avez accès et le modèle est installé), les sections de vos rapports finalisés sont téléchargées automatiquement sur votre téléphone pour pouvoir être expliquées sans internet. Elles sont stockées chiffrées et liées à votre compte, et ne sont pas copiées dans la sauvegarde du téléphone. Lorsqu'un rapport est actualisé, sa copie est mise à jour ; un fichier ou une séance que vous supprimez est aussi retiré du téléphone. Si vous désactivez "Garder les rapports sur ce téléphone" dans Réglages > Assistant local, les copies présentes sur le téléphone sont supprimées
- Depuis la conversation, vous pouvez demander de créer un nouveau dossier client, de téléverser une séance, d'ouvrir un dossier ou un rapport et de partager le PDF d'un rapport. L'assistant ne fait que les proposer : chaque opération est présentée à l'écran sous forme de carte et effectuée AVEC VOTRE APPROBATION, une par une. Une proposition repose uniquement sur votre question ; les formulations figurant dans le texte d'un rapport ne déclenchent aucune opération. La suppression, les paiements et les changements de formule ne peuvent pas se faire par cette voie
- Une opération approuvée est effectuée par la même fonction que sur les écrans de l'application, et le traitement de données que la présente politique décrit pour cette opération s'applique : à la création d'un dossier, le pseudonyme, l'approche et la déclaration de consentement sont enregistrés sur notre serveur ; l'envoi d'une séance se poursuit sur l'écran de téléversement avec les mêmes étapes (masquage et relecture compris)
- Le fichier du modèle (environ 2,6 Go) est téléchargé depuis Cloudflare R2 (section 7). Votre droit de téléchargement est vérifié sur notre serveur, avec une limite quotidienne
- Avec la formule gratuite, l'assistant est inclus ; avec les formules Standard et Professionnelle, il se débloque par un achat unique. Le paiement s'effectue via Google Play ou l'App Store, et vos données de carte ne nous parviennent pas. L'achat est vérifié auprès de la boutique sur notre serveur et lié uniquement à votre compte ; si la boutique le rembourse, l'accès est fermé
- Pour que vous puissiez l'utiliser sans internet, un document d'accès signé et lié à votre compte est stocké sur votre téléphone. Avec la formule gratuite, il est valable 30 jours et se renouvelle quand vous êtes connecté
- Vous pouvez retirer le modèle à tout moment dans Réglages > Assistant local ; votre droit d'utilisation demeure. Lorsque vous supprimez votre compte, les données de l'assistant sur notre serveur ainsi que les copies de rapports et l'historique des conversations du téléphone depuis lequel vous le supprimez sont aussi supprimés
- L'assistant local ne signifie pas que tout le trafic réseau de l'application s'arrête : la synchronisation du compte, l'envoi des séances et l'analyse dans le cloud continuent d'utiliser internet
9. Masquage et relecture
Les données personnelles figurant dans la transcription sont masquées automatiquement. Le masquage fonctionne de deux manières :
- Les noms de personnes sont REMPLACÉS PAR D’AUTRES NOMS. « Ayşe » devient par exemple « Deniz » dans la transcription, et une même personne conserve le même nom tout au long de celle-ci. Mettre un marqueur de substitution à la place du nom cassait la grammaire de la phrase et dégradait le rapport ; mettre un nom à la place d’un nom supprime le vrai nom sans casser le texte. L’écran de relecture indique quels noms de la transcription y ont été placés
- Les numéros de téléphone, adresses e-mail, numéros d’identité, IBAN, adresses postales et liens sont masqués derrière des étiquettes (telles que [TELEFON], [ADRES])
La correspondance entre le vrai nom et le nom mis à sa place n’est enregistrée nulle part ; elle disparaît une fois le traitement terminé. Le masquage ne peut pas être annulé.
Le masquage n’est pas parfait : une expression peut lui échapper. C’est pourquoi la transcription est soumise à la relecture du professionnel, et peut être corrigée, avant d’être envoyée pour analyse.
**Le chat IA et le dossier de cas se situent EN DEHORS de ce circuit.** Là, le texte n’est pas produit par une machine mais rédigé par le professionnel : la question que vous saisissez, les informations sur le cas que vous fournissez et le rapport de séance que vous ajoutez sont transmis sans masquage au fournisseur d’analyse. La raison en est l’intégrité du texte : modifier un nom dans la propre phrase du professionnel reviendrait à changer ce qu’il a écrit à son insu. Sur ce circuit, le professionnel sait ce qui a été écrit, et saisir ou non un vrai nom relève de sa décision ; l’application l’indique en permanence sous la zone de chat.
Le chat et les documents ajoutés à un dossier de cas sont conservés dans le dossier patient et sont supprimés en même temps que celui-ci.
10. Sécurité
- Tout le trafic transite par un canal chiffré (HTTPS)
- L’accès aux données est réservé au titulaire du compte au niveau des règles d’accès ; aucun autre utilisateur ne peut lire vos fichiers
- Le panneau d’administration n’a accès ni au contenu des séances, ni aux transcriptions, ni aux rapports ; seuls les métadonnées du compte et des chiffres agrégés sont visibles
- La sauvegarde de l’appareil est désactivée : les données de séance ne sont pas copiées dans la sauvegarde cloud de votre téléphone
- La vérification de l’intégrité de l’application (App Check) est en place
Aucun système n’est absolument sûr. En cas d’incident affectant la sécurité des données, une notification est effectuée dans le délai prévu par la loi.
11. Vos droits
Vous avez le droit d’accéder à vos données, d’en demander la rectification ou l’effacement, de vous opposer au traitement, de recevoir vos données dans un format portable et de retirer un consentement que vous avez donné.
Vous pouvez effectuer vous-même la plupart de ces démarches dans l’application :
- Réglages > Données et confidentialité > Exporter mes données : télécharge vos données sous forme de fichier
- Réglages > Données et confidentialité > Suspendre le compte : l’utilisation s’arrête, les données sont conservées
- Réglages > Données et confidentialité > Supprimer mon compte : le compte et toutes les données sont supprimés
Pour les demandes écrites : info@probeside.com
12. Enfants
Le produit n’est pas destiné à être utilisé par des personnes de moins de dix-huit ans. Le professionnel qui téléverse des données de patients est tenu d’obtenir le consentement requis auprès du représentant légal si le patient est mineur.
13. Modifications du présent document
Lorsque le texte est modifié, le numéro de version augmente. En cas de modification importante, l’application demande à nouveau votre consentement, et la version que vous avez acceptée est enregistrée.
14. Contact
info@probeside.com
Vous pouvez également utiliser Réglages > Retour d’expérience dans l’application.